Sistem Personalia dan Penggajian seperti apa?

Ide › Think
Daftar Gaji, Gaji/Upah, Penggajian, Personalia, Sistem HRD

PREAMBULE : Tulisan ini bebas dibaca oleh siapapun bagi yang suka belajar sambil bermain atau bermain sambil belajar.

Pada tulisan ini saya akan coba menjabarkan sistem yang selalu ada pada perusahaan baik itu perusahaan besar ataupun kecil, sistem tersebut adalah “Personalia dan Pengganjian” atau biasa kita kenal dengan kepegawaian. Mari kita mulai dari personalia.

Fungsi personalia ini diantaranya ;

  1. Penarikan Pegawai Baru
  2. Prosesing Data Pegawai Baru
  3. Pemberhentian Pegawai
  4. Pengembangan Pegawai

ke-4 hal tersebut adalah fungsi utama personalia (sepengetahuan saya). Lalu siapakah yang mengatur personalia ini dalam sebuah perusahaan? biasanya pada perusahaan personalia memiliki departemen sendiri, itu jika perusahaan yang besar tapi pada UKM biasanya para chief / kepala bagian mengatur personalia, tahu sendiri namanya hemat resource ya :D. Sudah pahamkan tentang personalia? kalau masih bingung orang-orang biasa tahunya bagian Human Resource Development (HRD) ok.

OK ilmu yang diatas sudah paham, kita lanjut ke materi berikutnya ya yang lebih intim :D (Anggap saja saya dosen yang sedang mengajar). Gaji/Upah sudah biasa kita dengar kan? apalagi jika Anda adalah seorang pegawai ataupun seorang CEO dan bahkan tukang ketik seperti saya sering mendengar kata-kata gaji/upah :D. Untuk sistem penggajian/pengupahan pada perusahaan itu banyak sekali jenisnya, tapi saya bahas yang umumnya dikenal di masyarakat ya :D.

Sistem yang akan saya jelaskan adalah ;

Sistem Gaji Tetap : Pegawai mendapatkan gaji yang relatif. Walau lembur atau absenpun gajinya tetap dan tidak akan berubah-ubah.
Sistem Gaji Tetap Bervariasi : Sama seperti yang diatas akan tetapi kalau lembur atau ada tambahan lainnya semisal prestasi maka akan dapat tambahan gaji juga.
Sistem Gaji Variabel : Sistem ini pegawai akan mendapat gaji proporsional dengan prestasi. Satuan prestasi bisa dalam bentuk jam kerja atau unit produksi dan sebagainya.

Terkadang ada perusahaan yang mengkombinasikan ketiga sistem tersebut.

Jika Anda seorang akuntan (saya bukan akuntan..) ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui dalam pencatatan akuntasi yang harus digunakan yaitu ;

  • Jurnal umum untuk mencatat pengakuan utang gaji
  • Jurnal Pengeluaran Kas untuk mencatat pembayaran gaji
  • Rekening buku besar

Baik sekarang kita menuju sample bagaimana proses penggajian berlangsung, dalam hal ini kita buat sebuah hipotesis dahulu, berikut adalah hipotesisnya;

  • Persuahaan oonlab (manufaktur)
  • Perusahaan memiliki pegawai tetap dan paruh waktu (Freelancer)
  • Sistem absensi menggunakan mesin absensi otomatis
  • Perusahaan menerapkan sistem voucher (Jurnal umum nih)
  • Penggajian dalam bentuk kas

Petugagas di perusahaan oonlab :

  1. Pengawas Absensi
  2. Pembuat Daftar Gaji
  3. Bagian Utang Voucher
  4. Pembayar Gaji
  5. Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya

Bagaimana prosesnya?

Berikut adalah proses yang berlangsung di perusahaan oonlab tersebut,

Petugas 1 : Pengawas Absensi

  • Mengawasi pegawai dan memasukan kartu hadir ke mesin absensi
  • Membuat Rekapitulasi waktu hadir
  • Menyerahkan rekapitulasi ke pembuat daftar gaji

Petugas 2 : Pembuat Daftar Gaji

  • Membuat daftar gaji berdasarkan data dari personalia, gaji untuk pegawai tetap dan paruh waktu dibedakan
  • Daftar gaji, dilampiri rekapitulasi waktu hadir diberikan ke bagian utang voucher

Petugas 3 : Bagian Utang Voucher

  • Melakukan verifikasi perhitungan daftar gaji lalu membuat voucher gaji
  • Mencatat voucher dalam bentuk voucher register
  • Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir kepada pembayar gaji

Contoh Voucher Gaji :


Voucher Gaji


Voucher Gaji




Petugas 4 : Pembayar Gaji



  • Berdasarkan data voucher, pembayar gaji meminta cek kepada bagian keuangan (biasanya kepala)


  • Menguangkan cek


  • Menyiapkan amplo Gaji


  • Membayar gaji pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji


  • Memberi cap “LUNAS” pada voucher


  • Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai, dilampiri voucher dan rekap waktu hadir ke pemegang buku jurnal, buku besar dan kartu biaya


Petugas 5 : Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya



  • Berdasarkan data daftar gaji yang diterima dari pembayar gaji petugas pada bagian ini mencatat ke daftar cek


  • Atas dasar voucher register dan cek, membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan


  • Melakukan Arsip pada semua dokumen.


Sudah mengerti kan ya? Ok kembali ke personalia dan penggajian, dua departemen ini dalam perusahaan sangat berpengaruh dan saling berhubungan satu sama lain, jadi jika Anda hendak memebuat perusahaan jangan lupakan kedua departemen tersebut ya, kalau tidak ada personalia kita mau cari pegawai yang kompeten bagaimana? kalau tidak ada departemen penggajian bagaimana kita mengatur gaji pegawai?.


Well, Kita sudah berada diujung artikel ini, semoga bisa lebih mengerti tentang proses personalia dan penggajian ya :D . sampai bertemu ditulisan bisnis selanjutnya.


DISCLAIMER : Tulisan ini berdasarkan ilmu yang saya dapatkan disaat bermain, karena banyak teman saya yang bilang si ONTO kebanyakan mainnya dikampus, saya tidak tahu itu main apa yang mereka maksud? justru disaat kita bermain disitulah kita belajar :D, sekian.